Деятельность

Учредительные документы (Устав, Положения) и документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на хранение в Муниципальное бюджетное учреждение "Архив Чусовского городского округа". Прием документов от организаций муниципальной формы собственности  осуществляется на безвозмездной основе. От организаций негосударственной и не муниципальной  формы собственности прием документов осуществляется на платной основе согласно прейскуранту, на основе договора.

Передаче на хранение подлежат:

1.      Учредительные документы (Устав, Положения).

2.      Приказы (распоряжения) по личному составу.

3.      Личные карточки уволившихся (Ф Т-2).

4.      Личные дела уволившихся.

5.      Лицевые счета или ведомости по заработной плате.

6.      Невостребованные трудовые книжки (если имеются).

7.      Акты о несчастных случаях (если имеются).

8.      Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (если имеются).

Сопроводительные документы при сдаче в архив:

1.      Заявление о приеме документов в архив.

2.      Историческая справка.

3.      Опись дел постоянного хранения.

4.      Опись дел по личному составу.

Порядок формирования дел в организации

При формировании дел по личному составу необходимо соблюдать следующие основные требования:

·         группировать в дело документы одного календарного года;

·         внутри дела документы должны быть расположены в хронологическом порядке;

·         дело не должно превышать более 250 листов;

·         личные карточки уволенных и лицевые счета должны располагаться  в алфавитном порядке.

Уставы (положения) за разные годы формируются в одно дело в хронологическом порядке.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Документы, которые сдаются на хранение в архив, подлежат полному оформлению. Полное оформление дел включает в себя:

·         подшивку или переплет дела;

·         нумерацию листов;

·         составление листа-заверителя;

·         оформление обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в скоросшиватель с учетом возможности свободного чтения текста.     Металлические скрепления  документов удаляются. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела. Все листы дела, кроме листа-заверителя нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. Лист-заверитель оформляется по установленной форме и подписывается его составителем. Обложка дела также заполняется по установленной форме.

Составление и оформление описи дел по личному составу

Опись дел составляется по установленной форме. Заголовки дел в описи систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

·         приказы  (распоряжения) по личному составу;

·         личные карточки уволенных сотрудников;

·         личные дела уволенных;

·         лицевые счета  или ведомости по заработной плате.

Составление исторической справки

Историческая справка - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя. Она включает в себя:

·         характеристику исторических условий возникновения организации;

·         название организации - предшественника;

·         хронологическую последовательность всех реорганизаций;

·         задачи и функции и их изменения;

·         масштаб деятельности, состав системы подведомственных организаций;

·         изменения в названии и подчиненности организации;

·         структуру организации и ее изменения.

Историческая справка подписывается руководителем организации.
 
Порядок передачи дел в архив

После того, как документы готовы к передаче,  необходимо согласовать с работником архива дату и время передачи, условия передачи. В период передачи работник архива проверяет правильность формирования дел, оформления дел, описания дел. Все выявленные недостатки организация обязана устранить. После устранения недостатков документы принимаются в архив в коробках, изготовленных в типографии.  На принятые дела архивом выдается акт приема-передачи.